Informationen zum Datenschutz zur Nutzung von Microsoft Forms

Wir informieren nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“.

„Microsoft Forms“ ist ein Tool innerhalb des vom Familienkreis e.V. eingesetzten Microsoft 365 und ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited.

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Microsoft Forms nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Die Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung des Dienstes sowie im Rahmen des Supportes erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden. Wir haben mit Microsoft im Rahmen der „Online-Service-Terms“ (OST) einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DS-GHVO entspricht. Zusätzlich sind für Datenübermittlungen in Drittländer die EU-Standardvertragsklauseln vertraglich vereinbart. Die EU-Standardvertragsklauseln stellen gemäß § 40 eine Garantie für ein angemessenes EU-Datenschutzniveau dar. Wir informieren, dass die USA derzeit nach Rechtsprechung des EuGH kein sicheres Drittland im Sinne des EU-Datenschutzrechts sind. Aufgrund der Überwachungsgesetze in den USA können US-Dienstleister verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Betroffene einen Rechtsbehelf hiergegen einlegen können. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden, wie Geheimdienste, Ihre auf Servern der US-Dienstleister befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern werden. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

Daher hat Microsoft zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten ergriffen. Insbesondere werden die personenbezogenen Daten über Forms nur verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus hat sich Microsoft vertraglich verpflichtet, Herausgabeanfragen von US-Behörden soweit möglich gerichtlich abzuwehren. Daher kann grundsätzlich von einem angemessenen Schutzniveau bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft ausgegangen werden.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der

Familienkreis e.V.

Breite Straße 76

Telefon 0228 184 64 204

E-Mail: info@familienkreis-bonn.de

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@familienkreis-bonn.de.

Microsoft ist insofern lediglich Auftragsverarbeiter. Soweit die Internetseite von Microsoft www.Office.com bzw. „Microsoft Forms“, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. Cookies einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft eingesetzt. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement .

Zweck der Datenverarbeitung

Wir setzen das Tool „Microsoft Forms“ für interne und externe Um- und Abfragen, wie z.B. Evaluierung von durchgeführten Aktionen, Anmeldung zu Veranstaltungen etc. ein.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Teilnahme an unseren Umfragen ist grundsätzlich freiwillig.  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Familienkreis e.V. ist Art. 6 DS-GVO, insbesondere aufgrund der Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art 6 Abs. 1 a DS-GVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf oder die Nichterteilung der Einwilligung entstehen keine Nachteile.

Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 6 DSGVO.

Falls keine Vertragsbeziehung bestehen sollte, können Umfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen gemäß § 6 Abs. 1 c) KDG erforderlich sein.

Sofern Umfragen im Rahmen eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgen, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind, geschieht diese gemäß § 53 Abs. 1 KDG.

Empfänger der Daten und Übermittlung in ein Drittland:

 Die Formular-Inhaber (Projektteam) haben Zugang zu Forms und können entweder allein oder mit anderen Inhabern Umfragen, Formulare und Fragebögen direkt erstellen und verteilen. Sie sind auch die alleinigen Empfänger der Antworten. Diese werden in Microsoft grafisch aufbereitet und sind für das Projektteam verfügbar.

Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestellten und beantworteten Fragen sowie einem eventuellen Upload von zusätzlichen Diensten ab.

Grundsätzlich handelt es sich dabei um folgende personenbezogene Daten:

• Name, Vorname
• E-Mailadresse
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Bevorzugte Sprache
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine Kontaktinformation und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden.

Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise im Rahmen seiner Diensterbringung Kenntnis von diesen Daten als Auftragsverarbeiter.

Dauer der Datenverarbeitung

Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der Microsoft Cloud gespeichert und von dort durch das Projektteam abgerufen. Sofern keine betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes betriebliches Interesse an einer dauerhaften Speicherung besteht, werden alle Angaben nach Zweckwegfall innerhalb eines Jahres gelöscht.

Ihre Rechte:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten
• Berichtigung Ihrer Daten
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit

(Stand: 21.07.2022)